物業(yè)檔案管理制度

時(shí)間：2025-12-02 00:11:03 好文我要投稿

物業(yè)檔案管理制度精品(15篇)

　　在生活中，很多情況下我們都會(huì)接觸到制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的物業(yè)檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理制度精品(15篇)

物業(yè)檔案管理制度1

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內(nèi)部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊(cè)及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊(cè)、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評(píng)審程序文件、人力資源程序文件、合同評(píng)審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)程序文件、采購(gòu)程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊(cè)

　　包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊(cè)、社區(qū)文化工作手冊(cè)、公共場(chǎng)地工作手冊(cè)、營(yíng)業(yè)文娛場(chǎng)所工作手冊(cè)、房屋整改工作手冊(cè)、空房管理工作手冊(cè)、住戶入住工作手冊(cè)、裝修管理工作手冊(cè)、投訴的接待和處理工作手冊(cè)、住戶意見(jiàn)的征求、評(píng)議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊(cè)、住戶檔案管理工作手冊(cè)、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊(cè)、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊(cè)、環(huán)衛(wèi)工作手冊(cè)、綠化工作手冊(cè)、報(bào)修工作手冊(cè)、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、庫(kù)房工作手冊(cè)、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊(cè)、勤務(wù)工作手冊(cè)、安全工作手冊(cè)、門(mén)衛(wèi)工作手冊(cè)、巡邏工作手冊(cè)、爭(zhēng)創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權(quán)籍資料管理

　　從客戶入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的.人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任�？蛻魴n案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門(mén)標(biāo)號(hào)標(biāo)志明顯。

　　2.無(wú)違反規(guī)劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無(wú)安全隱患或破損。

　　5.封閉陽(yáng)臺(tái)統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。

　　6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無(wú)隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無(wú)架空管線,無(wú)礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區(qū)實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門(mén)衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語(yǔ)規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o(hù)衛(wèi)值班記錄

　　⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　　⑷來(lái)訪登記表

　�、勺o(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　�、首o(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評(píng)分統(tǒng)計(jì)資料

　　⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識(shí)考核答卷

　�、套o(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識(shí)和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識(shí)卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施

　　4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練

　　5.機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)管理規(guī)定

　　2)機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動(dòng)車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動(dòng)車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺(tái)帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無(wú)蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場(chǎng)地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺(tái)、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無(wú)亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現(xiàn)象。

　　8.無(wú)違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無(wú)污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹(shù)木長(zhǎng)勢(shì)良好,修繕整齊美觀,無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現(xiàn)象、無(wú)斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動(dòng),創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛(ài)護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂(lè)活動(dòng)資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識(shí),培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費(fèi)報(bào)表

　　2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財(cái)務(wù)報(bào)告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報(bào)告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書(shū)

　　5]消防安全責(zé)任書(shū)

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報(bào)表

　　8]裝修申報(bào)所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書(shū)

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書(shū)面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度2

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的`變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

物業(yè)檔案管理制度3

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

　　1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的.檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度4

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門(mén)在專門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時(shí)間

　　a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時(shí)歸檔。

　　c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

　　b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

　　6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

　　2.存放文書(shū)檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱的.下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

　　4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度5

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。

　　5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。

物業(yè)檔案管理制度6

　　1目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的`現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門(mén)主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)

　　7部門(mén)檔案內(nèi)容

　　7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

　　8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門(mén)資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關(guān)文檔

　　9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》

　　10修訂及實(shí)施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。

物業(yè)檔案管理制度7

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　�、偃肆︐Y源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。

　　②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。

　　③外部文件包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　　①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　　②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的`任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　　②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門(mén)存放;

　　④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　　①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。

　�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　　④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。

　�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門(mén)人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業(yè)檔案管理制度8

　　一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:

　　1.項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書(shū)面確認(rèn),如有違反的.做泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度9

　　物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)物業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新方法，對(duì)小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對(duì)物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。

　　部門(mén)架構(gòu)

　　董事長(zhǎng)

　　物業(yè)經(jīng)理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購(gòu)/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書(shū)面、音像資料等。

　　整理分類：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動(dòng)記錄；財(cái)務(wù)帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫(kù)及輸入電腦，建立電子檔案資料庫(kù)。

　　利用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時(shí)登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設(shè)立金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　2.堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。

　　3.辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)。

　　3）應(yīng)充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內(nèi)部制度、財(cái)務(wù)管理制度、各部門(mén)管理制度、小區(qū)項(xiàng)目工程圖紙、物品驗(yàn)收及移交管理等是企業(yè)內(nèi)部的重要制度和文件，對(duì)于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。

　　歸檔范圍包括各部門(mén)和公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容，還包括各部門(mén)在專門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如會(huì)議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等。財(cái)務(wù)資料則由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼恚皇莻髡婕膽?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國(guó)家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料；每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)；檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴(yán)格。

　　歸檔時(shí)間方面，文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔；各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤(pán)實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲(chǔ)。此外，還需要對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，以防止檔案資料的流失。同時(shí)，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，并隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。通過(guò)定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)。鑒定工作人員的任務(wù)包括負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表，對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。確定保管期限原則包括對(duì)本單位有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，采用長(zhǎng)期或短期保存。鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門(mén)負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷毀報(bào)告，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)告由檔案室保存。檔案銷毀時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽章。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　4、檔案管理人員的.崗位責(zé)任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅(jiān)持公司的組織原則，識(shí)大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開(kāi)拓，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛(ài)、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是，堅(jiān)持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復(fù)印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時(shí)歸卷、立卷等方面。同時(shí)，他們還應(yīng)積極配合各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄，并對(duì)公司檔案所有內(nèi)容進(jìn)行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，不該記錄的機(jī)密絕對(duì)不記錄等。此外，他們還應(yīng)該避免在非保密本上記錄機(jī)密資料，在私人通信中涉及機(jī)密，以及在公共場(chǎng)所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。同時(shí)，他們還應(yīng)該避免在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。

物業(yè)檔案管理制度10

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開(kāi)。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

　　2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門(mén)驗(yàn)收合格文件。

　　3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備專門(mén)的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

　　4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

　　1)電梯有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

　　4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

　　3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　4)會(huì)議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤(pán)、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９�、�?chǔ)存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

　　4、原始文件按照文件的`使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)檔案管理制度11

　　提要:

　　檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。

　　檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。

　　完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

　　本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓'，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋:公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門(mén)針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制，造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規(guī)章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益，特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。

　　2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí)，以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼希拐滓?guī)章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強(qiáng)。

　　3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

　　4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的.要求極其重要性，使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運(yùn)作，協(xié)調(diào)一致。

　　6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

　　(規(guī)章制度的內(nèi)容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類

　　1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類管理:

　　(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。

　　3、xx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。

物業(yè)檔案管理制度12

　　檔案室管理規(guī)定

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。

　　4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號(hào)。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。

　　4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。

　　5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕�?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

　　6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的`檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

　　7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復(fù)印程序

　　提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);

　　2、要愛(ài)護(hù)檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

　　4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;

　　6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

物業(yè)檔案管理制度13

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門(mén)專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;

　　②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);

　�、劢M織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;

　�、茇�(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):

　�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;

　�、谪�(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);

　�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;

　　3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對(duì)接受的'檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

　　8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項(xiàng)目資料:

　　相關(guān)部門(mén)分類整理

　　列出清單

　　部門(mén)經(jīng)理審查簽字

　　項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請(qǐng)單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔:

物業(yè)檔案管理制度14

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

　　4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認(rèn)真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見(jiàn)習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。

　　4、各類證書(shū)復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件;②各類資格證書(shū)復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎(jiǎng)懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

　　7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書(shū)等。

　　8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

　　第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門(mén)要按規(guī)定認(rèn)真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)收集到的.材料，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào)，并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì)，防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫(xiě)清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

　　第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅(jiān)固、安全的庫(kù)房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。

　　第十九條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

　　第二十條逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

　　第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程上，要認(rèn)真細(xì)致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。

　　第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

　　第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。

　　第二十八條對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

　　第二十九條對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

物業(yè)檔案管理制度15

　　1、目的

　　為了規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運(yùn)用提供有效參考，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

　　3、原則

　　統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

　　4、職責(zé)

　　4.1本部人力資源職能部門(mén)

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級(jí)（含）以上員工、人力資源管理人員、財(cái)務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。

　　4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

　　4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。

　　4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

　　4.3各物業(yè)服務(wù)中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。

　　4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　5、內(nèi)容

　　5.1人事檔案管理流程

　　5.2職位申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗(yàn)證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓(xùn)等文件。

　　5.3檔案編碼

　　5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號(hào)進(jìn)行編碼。

　　5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的`員工工號(hào)為檔案編碼號(hào)，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號(hào)為A。00012，則此員工檔案編碼號(hào)為：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4檔案查閱權(quán)限

　　5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

　　5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

　　5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

　　5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

　　5.5人事檔案借閱手續(xù)

　　由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，報(bào)人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。

　　5.6檔案調(diào)動(dòng)

　　跨公司調(diào)動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。

　　5.7離職員工檔案

　　5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。

　　5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷毀審批表》，報(bào)人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。

　　5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。

　　5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。

　　5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號(hào)分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。

　　6、附則

　　6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。

　　6.2附件

　　人事檔案資料封面

　　人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請(qǐng)表

　　人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）