物業(yè)檔案管理制度【集錦15篇】

　　在生活中，制度起到的作用越來越大，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理制度1

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

　　e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的'最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

　　3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

　　2.鑒定的主要項目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應該定期進行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對部門造成損失的,將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。

物業(yè)檔案管理制度2

　　1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

　　(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;

　　(4)征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

　　(5)經常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī);

　　(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統(tǒng)一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據(jù)自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的'材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些

　　物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規(guī)章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據(jù);各類經營證明、證件等。

物業(yè)檔案管理制度3

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負責內勤的.管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度4

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經理負責監(jiān)督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經認可后方可離開。

　　6、物業(yè)檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

　　7、員工應具有維護他人隱私的'法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。

　　2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。

　　6)單元驗收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項管理分包合約。

　　5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。

　　2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設施設備檢測:

　　1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

　　4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費收繳情況。

　　3)公司管理費財務報告。

　　4)會議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９�、儲存方法�?/p>

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經授權者無權決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)檔案管理制度5

　　一、物業(yè)管理企業(yè)檔案管理規(guī)定：

　　1．企業(yè)各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理企業(yè)主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文獻存檔、注記工作。

　　2．有關物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務匯報、員工人事資料等檔案規(guī)定集中存檔，文獻柜規(guī)定上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料必須按企業(yè)規(guī)定規(guī)定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類文獻編目錄索引，檔案類文獻有存檔文獻清單及編號目錄。

　　4．物業(yè)管理企業(yè)檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業(yè)立案。

　　5．物業(yè)管理企業(yè)檔案在歷任主管調職、任職時應向企業(yè)或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

　　6．物業(yè)管理企業(yè)檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。

　　7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8．企業(yè)將定期巡查上述規(guī)定所提及之規(guī)定貫徹狀況，對不符規(guī)定的保管負責人將作合適處分。

　　9．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理企業(yè)有重大影響及損害物業(yè)管理企業(yè)企業(yè)利益的，企業(yè)將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業(yè)管理企業(yè)管理保密規(guī)定：

　　1．在工作范圍獲有關的企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)內部資料，業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)絡 、購/租合約及金額、尤其條款、物業(yè)管理企業(yè)及企業(yè)內部狀況、業(yè)主及顧客個人狀況等均屬工作保密范圍。

　　2．業(yè)主、顧客及員工資料統(tǒng)一寄存在辦公室文獻柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理企業(yè)主管每周審核，其他工作人員未經許可嚴禁查閱。

　　3．物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的.授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務

　　4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)絡 、員工個人聯(lián)絡 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5．企業(yè)制定的各類物業(yè)管理企業(yè)規(guī)章制度及工作指導，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6．公布的各類告知通告，應限定期效，過時收回。

　　7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業(yè)及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業(yè)匯報。

　　8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不妥，致使企業(yè)、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，企業(yè)將按員工守則有關規(guī)定從重懲罰，并由當事人個人承擔導致的所有法律責任。

　　三．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料：

　　1、物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案：

　　1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；

　　2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文獻；

　　3）機電設備保養(yǎng)合約；

　　4）公共區(qū)域設施設備驗收記錄（管理企業(yè)）；

　　5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理企業(yè)）；

　　6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理企業(yè)）；

　　2、物業(yè)管理企業(yè)二次裝修檔案：

　　1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；

　　2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；

　　3、業(yè)戶資料：

　　1）入伙狀況記錄；

　　2）業(yè)主（租戶）狀況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)絡人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；

　　4、物業(yè)管理企業(yè)管理文本匯編：

　　1）管理協(xié)議、管理公約、顧客手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；

　　2）物業(yè)管理企業(yè)各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；

　　3）物業(yè)管理企業(yè)各項管理分包合約；

　　5、物業(yè)管理企業(yè)設備維修保養(yǎng)類：

　　1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施；

　　2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；

　　3）重要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；

　　4）物業(yè)管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪記錄；

　　6、物業(yè)管理企業(yè)設施設備檢測類：

　　1）變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報記錄；

　　2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢匯報；

　　3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測匯報，清洗工

物業(yè)檔案管理制度6

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續(xù),限期交回。

　　5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。

物業(yè)檔案管理制度7

　　為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內容。

　　2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。

　　5、歸檔的'文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業(yè)檔案所有權人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

　　10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。

　　12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度8

　　為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。

　　三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

　　六、同一項目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的`目錄。

　　七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。

　　八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

物業(yè)檔案管理制度9

　　一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的`文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經領導批示傳閱的文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。

　　五、業(yè)主檔案資料設專柜存放、保管，未經業(yè)主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

　　六、定時檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。

物業(yè)檔案管理制度10

　　第一條總則

　　1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的'管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內各類正式發(fā)文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術類

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:20xx/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:20xx/百事可樂/項目/001

　　3)財務類檔案:會計年度設置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。

　　4.節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

物業(yè)檔案管理制度11

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。

　　實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費財務報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

　　(八)依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結合企業(yè)實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。

　　公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的`文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

物業(yè)檔案管理制度12

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的`為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

　　3)機電設備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

　　3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;

　　2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費財務報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

物業(yè)檔案管理制度13

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的`損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度14

　　1目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。

　　3職責

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

　　3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號規(guī)則(見附件1)

　　7部門檔案內容

　　7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財務部:財務資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的'完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關文檔

　　9.1《檔案編號規(guī)則》

　　10修訂及實施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。

物業(yè)檔案管理制度15

　　1、物業(yè)檔案建立的內容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。

　　業(yè)戶室內裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括:服務質量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶檔案的收集

　　物業(yè)設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。

　　(2)業(yè)戶權籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務。

　　(3)業(yè)戶檔案的整理

　　各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶檔案的歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的`管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　(6)業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

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